Verantwoorden OV-kaartgebruik

Aanvragen OV-kaart

Veel werkgevers kiezen er voor om ook de uitgifte en het beheer van een OV-kaart via ons te laten lopen (lees hier mee over onze OV-aanpak). De medewerker vraagt in zijn persoonlijke wegomgeving Mijn Reisbalans zelf de kaart aan. De al bekende gegevens (zoals naam) staan al ingevuld, de medewerker uploadt zelf een (pas)foto. Desgewenst stellen wij de medewerker tijdens het aanvraagproces een aantal vragen over zijn reisgedrag, waardoor hij direct een persoonlijk abonnement-advies kan krijgen. 

Verantwoorden van gebruik

Verantwoorden van gebruik

U verstrekt uw medewerkers OV-kaarten; zij kunnen de kaart gebruiken wanneer nodig, de rekening gaat achteraf naar u toe. Voor zowel u als voor de Belastingdienst is het belangrijk dat het gebruik van de kaart verantwoord kan worden. Door de koppeling met Reisbalans is dit heel eenvoudig. Uw medewerkers zien het gebruik van de kaart binnen 1 of 2 dagen vanzelf terug in Reisbalans. In hun persoonlijke webomgeving (Mijn Reisbalans) of de in mobiele app geven zij per rit/transactie het reisdoel aan (woon-werk, zakelijk of privé) en en eventuele projectomschrijving.  

Eenvoudige verrekening met medewerkers

In Reisbalans ligt per medewerker vast wat hij (volgens uw regeling) mag met de OV-kaart. Woon-werkreizen bijvoorbeeld 2e klas en zakelijke ritten 1e klas. De OV-fiets bijvoorbeeld alleen voor zakelijke gebruik. Door de verantwoording in Reisbalans, wordt direct inzichtelijk of (en welke) kosten met de medewerker verrekend moeten worden. Uw medewerker ziet dit overzichtelijk in Mijn Reisbalans. U vindt de bedragen terug in de verrekeningen voor de financiële administratie. 

 

Eenvoudig verrekenen met medewerkers