Medewerkers die fietsen voelen zich gelukkiger, zijn fitter en minder vaak ziek. Als werkgever heeft u er dus alleen al om deze redenen veel baat bij als medewerkers de fiets pakken. Niet alleen om naar kantoor te komen, maar ook voor zakelijke afspraken. Plus dat medewerkers op deze manier geen gebruik hoeven te maken van de schaarse capaciteit in het OV of ruimte innemen op uw parkeerplaats. Genoeg redenen om fietsgebruik binnen uw organisatie te stimuleren.
Daarnaast zijn de fiets en de e-bike ideale vervoermiddelen voor korte reisafstanden. Wist u dat meer dan de helft van de autoritten in het woon-werkverkeer over een afstand van minder dan 7,5 kilometer gaat? En wist u dat een groot deel van alle werknemers binnen 15 kilometer van het werk woont? In beide situaties zou de fiets een goede vervanger van de auto of zelfs het OV zijn. U moet dan natuurlijk wel inzicht in de reistijden van uw medewerkers hebben. Is dit niet het geval, laat ons dan een Mobiliteit Quickscan voor u uitvoeren.
Maar hoe krijgt u uw medewerkers op de fiets? In dit artikel zullen we ingaan op de fiscale regelingen die u kunt treffen.
Fiscale regelingen
Medewerkers kiezen sneller voor de fiets als de werkgever de juiste fiscale regelingen aanbiedt. Wat de meest gunstige regelgeving is, verschilt per situatie. Er is een aantal opties:
- Fiets van de zaak (lease-fietsregeling) – nieuw per 1 januari 2020
- De werkkostenregeling (WKR) – uitgebreid per 1 januari 2020
- Kilometervergoeding voor de fiets
1. Fiets van de zaak
De regeling ‘Fiets van de zaak’ maakt het mogelijk om een (elektrische) fiets of speed-pedelec te gebruiken voor woon-werkverkeer. U als werkgever betaalt de fiets en meestal ook de kosten voor onderhoud en reparatie.
Uw werknemer gebruikt de fiets ook onbeperkt privé. Over de waarde van dit voordeel (de bijtelling) moet loonbelasting worden betaald. De bijtelling is 7% over de consumentenadviesprijs van de fiets (inclusief btw) per jaar. U telt dit bedrag op bij het salaris en uw werknemer betaalt hierover maandelijks belasting.
Daarnaast kunt u uw werknemer om een maandelijkse eigen bijdrage vragen, wat van de bijtelling af gaat. U kunt er ook voor kiezen de bijtelling zelf voor uw rekening te nemen, in dat geval betaalt uw werknemer geen belasting. Dat kan door gebruik te maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.
Maakt uw werknemer gebruik van een fiets van de zaak? Dan komen andere vergoedingen die u verstrekt, zoals bijvoorbeeld kilometervergoeding, te vervallen. Daar staat tegenover dat uw werknemer ook minder of geen reiskosten meer heeft.
2. De werkkostenregeling
U mag via de werkkostenregeling tot 1,2% van de loonsom als onbelaste vergoeding aan een medewerker geven. Deze regeling kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld een belastingvrije fiets of e-bike van de zaak.
Sinds 1 januari 2020 is deze regeling uitgebreid: over de eerste €400.000 van de totale loonsom is 1,7% onbelast. Daarboven blijft het 1,2 %. Vooral kleinere bedrijven kunnen hier dus van profiteren.
3. Kilometervergoeding voor de fiets
Kilometervergoeding voor de fiets van € 0,19 per kilometer is onbelast. U kunt dus de kilometers op de fiets ook vergoeden, een regel die nog lang niet bij alle bedrijven wordt toegepast. Dit geldt voor alle gemaakte kilometers, dus ook onder de 10 kilometer.
U kunt een medewerker ook een renteloze lening verstrekken voor de aanschaf van een fiets of e-bike. Uw medewerker lost dan elke maand een deel af door de kilometervergoeding voor zijn fiets niet uit te laten betalen.
Wilt u het fietsgebruik extra stimuleren? Dan kunt u er ook voor kiezen om een hogere kilometervergoeding voor de fiets dan de auto te bieden.
Een fiets van de zaak én reiskosten vergoeden?
Uiteraard is niet elke rit geschikt voor gebruik van de fiets. Bovendien kan het weer ook tegenzitten, waardoor fietsen geen pretje is. In alle gevallen kunt u ook hier voor medewerkers flexibel op inspelen door bepaalde reiskosten of kilometers wel te vergoeden. Hoe u hiermee omgaat, bepaalt u als werkgever. Het is echter belangrijk dat de medewerker wel moet kunnen aantonen dat er met de auto of het openbaar vervoer is gereisd.
Reisbalans helpt uw medewerkers op de fiets
Wij hebben ruimschoots ervaring met het stimuleren van fietsgebruik bij bedrijven.
Een aantal voorbeelden:
Wil u kilometers op de fiets vergoeden? In het Reisbalans-systeem nemen wij uw kilometervergoeding voor de fiets op. Zo kunnen medewerkers hun gefietste kilometers eenvoudig registreren en declareren. Lekker makkelijk, want daardoor heeft u geen administratieve kopzorgen en volledig inzicht in het gebruik. En voor maximaal medewerkersgemak: de GPS-tracker in onze Reisbalans app registreert de gefietste kilometers helemaal automatisch.
Heeft u geen idee hoeveel medewerkers binnen 15 kilometer van uw locatie wonen en bent u benieuwd wat het ‘fiets-potentieel’ binnen uw bedrijf is? Dat brengen wij snel en eenvoudig in kaart via onze Mobiliteit Quickscan. De uitkomsten kunt u gebruiken voor de vervolgstappen met betrekking tot fietsstimulering.
De e-bike is voor werknemers soms nog een grote en lastige aankoop. Er zitten verschillen in range, aandrijving, accu, onderhoud en reparatie. Als werkgever kunt u een grote rol spelen om de drempel te verlagen door het aanbieden van lease e-bikes.
Wij zetten e-bike probeeracties op, zodat uw medewerkers kennis kunnen maken met ‘anders reizen’. Met een fietspool, reserveringssysteem én ondersteuning wordt de e-bike probeeractie door werkgevers en werknemers altijd goed ontvangen. Het blijkt dat medewerkers die een e-bike hebben geprobeerd, enthousiast zijn geworden en deze vaker willen gebruiken.
Advies nodig? Wilt u eerst meer informatie en advies over de inzet van de fiscale regelingen of hoe deze te implementeren in een nieuw mobiliteitsbeleid? Wij zijn uw mobiliteitspartner, vertellen hoe andere bedrijven dit hebben aangepakt en halen waar nodig de juiste experts aan tafel.
Naast de fiets ook (incidenteel) autogebruik en OV aanbieden en vergoeden? Dan is de goede administratie van belang. Alle vervoersvormen kunnen in Reisbalans worden geadministreerd.
Tot slot, wij kunnen ook (elektrische) deelfietsen neerzetten op uw bedrijfslocatie die door uw medewerkers voor zakelijke ritten kunnen worden gebruikt. Hierbij regelen we alles van A tot Z.
Er zijn veel mogelijkheden. Wilt u ook op maat gemaakt advies voor uw bedrijf? Wij kijken graag samen met u naar de regelingen en acties die binnen uw organisatie passen.
Dit artikel is de tweede in een reeks, waarin wij u laten zien op welke wijze u mobiliteit (tijdelijk) anders en flexibel kunt organiseren.
Lees ook: Wat verandert er nu in uw mobiliteitsbeleid?
Lees ook: Dé tip om reiskosten te besparen
