Als we een ding hebben geleerd de afgelopen maanden, dan is het wel dat niks zeker is. Het ene moment maken we plannen voor het nieuwe jaar, het andere moment staat alles stil omdat een nieuwe, ondenkbare situatie zich voordoet.
Iedereen moet zich aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’ en inmiddels is het ook duidelijk dat de invloed groot is op het reisgedrag van uw medewerkers. Er wordt meer vanuit huis gewerkt en dit zal naar verwachting ook in de toekomst vaker gebeuren. Er wordt daardoor minder gereisd, maar ook worden bewustere keuzes gemaakt in het type vervoer. Het OV zal voorlopig minder worden gebruikt.
Maar stel dat u een OV-abonnement voor uw medewerkers hebt aangeschaft waar nu geen gebruik van wordt gemaakt, én u moet de gereden kilometers met de auto vergoeden. Dan zit u nu opeens met dubbele lasten.
Het kan ook zijn dat u een vaste reiskostenvergoeding geeft terwijl er nu veel minder kilometers worden gereisd. Niet de bedoeling, toch? Reisbalans heeft daarom dé tip om kosten te besparen.
Stap over naar variabele reiskostenvergoeding
Met een variabele reiskostenvergoeding kunt u meer besparen op uw lopende vaste kosten dan u denkt. U kunt namelijk variëren in wat u vergoedt en meebewegen met het reisgedrag van uw medewerkers. Hieronder geven wij een aantal voorbeelden.
1. Van vast OV-abonnement naar flexibele mobiliteitskaart
OV-abonnementen zijn in feite afgekocht reisrecht. U betaalt een vast bedrag per maand, ongeacht hoeveel er gereisd wordt. Dus hoe minder er wordt gereisd, hoe hoger de kosten per rit zijn. Het maandbedrag dat u betaalt blijft immers altijd gelijk.
Naar verwachting reizen we de komende jaren niet snel meer 4 dagen of 5 dagen per week naar kantoor. Met name bij veelvuldig reizen is een abonnement juist aantrekkelijk. Een prima alternatief voor het OV-abonnement is ‘betalen naar gebruik’ via een flexibele mobiliteitskaart. Deze geeft niet alleen toegang tot al het OV, maar ook tot het huren van OV-fietsen en het stallen van fietsen op NS-stations.
Met een mobiliteitskaart betaalt u alleen voor de ritten die daadwerkelijk worden gemaakt. De factuur krijgt u achteraf; wij regelen de administratie en vermelden dit per vervoermiddel gespecificeerd op de factuur. Een mobiliteitskaart is dus vergelijkbaar met een vast abonnement, maar veel flexibeler in gebruik en u kunt ermee besparen.
2. Van vaste reiskostenvergoeding naar kilometerdeclaraties
De kans is groot dat u een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer aan uw medewerkers biedt. Het maandbedrag dat u vergoedt is afhankelijk van het bedrag (vaak €0,19 per kilometer), aantal werkdagen en de reisafstand. Verandert u niks, dan vergoedt u aan uw medewerkers elke maand een bedrag waar geen of weinig ritten tegenover staan.
Een goed alternatief hiervoor is het vergoeden op basis van daadwerkelijk reisgedrag. U kunt gebruik maken van de bovengenoemde mobiliteitskaart voor OV-gebruik, of van kilometerdeclaraties voor autogebruikers. Met ons systeem gaat dit bijna geheel automatisch. Uw medewerkers declareert automatisch geregistreerde kilometers met één druk op de knop en u ontvangt van ons een overzicht van de uitbetalingen.
3. Een vergoeding voor werken vanuit huis
Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstellingen. Dit betekent dat u hiervoor geen loonbelasting hoeft in te houden, mits u binnen de gestelde grenswaarden blijft. Ook gereedschappen, computers en andere apparatuur vallen onder de gerichte vrijstellingen, indien een werkgever dit noodzakelijk vindt voor het uitvoeren van het werk. Als werkgever moet u dus kunnen aantonen dat de voorzieningen nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering.
Een goed voorbeeld hiervan zijn de kosten voor een internet- of mobiel abonnement. Heeft de werknemer thuis een 3-in-1-pakket waarin ook televisie en vaste telefonie zijn opgenomen, dan mogen alleen de kosten van het internet worden vergoed. Dit is voor de werknemer immers noodzakelijk voor het uitvoeren van het werk, wat niet geldt voor het gebruik van televisie of vaste telefonie.
De bovengenoemde zaken gelden alleen voor de middelen om thuis te kunnen werken. Wie werknemers een thuiswerkvergoeding wil geven, is in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte. Lees hier meer over het vergoeden van thuiswerken.
Meer flexibiliteit tegen minder kosten
Het kan u behoorlijk wat opleveren om de meer traditionele vaste reiskostenvergoedingen onder de loep te nemen. Ze zijn minder flexibel en u betaalt al snel teveel. Juist nu zijn flexibiliteit, minder kosten en de mogelijkheid om uw regelingen sneller aan te kunnen passen als dat nodig is van essentieel belang.
Bij de nieuwe vormen van mobiliteit is multimodaal reizen en ‘betalen naar gebruik’ het uitgangspunt. Alle ritten worden geregistreerd, waardoor u inzicht krijgt in de daadwerkelijke ritten, reisdagen en kosten. Met dit inzicht is er ook meer ruimte om te sturen op gewenst gebruik en kunt u gaan besparen op reiskosten.
Bereken wat u kunt besparen
Meer flexibiliteit voor minder geld. Zelfs als uw medewerkers gemiddeld één dag in de week thuiswerken, bent u vaak al goedkoper uit wanneer u mobiliteit afrekent op basis van ‘betalen naar gebruik’. Wil u meer weten over de kostenbesparing die u kunt realiseren? Wij helpen u graag met de berekening.
Dit artikel is de derde in een reeks, waarin wij u laten zien op welke wijze u mobiliteit (tijdelijk) anders en flexibel kunt organiseren.
Lees ook: Wat verandert er nu in uw mobiliteitsbeleid?
Lees ook: De fiets, vervoermiddel nummer één
