De wereld van zakelijke mobiliteit is constant aan het veranderen. Al langere tijd was er een beweging te zien waarbij medewerkers flexibiliteit in vervoermiddelen zochten en duurzaamheid een groter thema werd. De pandemie heeft deze veranderingen alleen maar versterkt en ruimte gemaakt voor nieuwe trends op het gebied van mobiliteit.
In 2020 kondigde de overheid verschillende maatregelen aan tegen de verspreiding van het corona-virus, waaronder het advies om zoveel mogelijk thuis te werken. Het zakelijke verkeer kwam stil te liggen, er moesten thuiswerkplekken worden ingericht en kosten als OV-abonnementen en huur van kantoorpanden werden opeens (onnodige) kostenposten.
Onzekerheid in reisgedrag en vergoedingen
Na de eerste maanden onzekerheid werd het voor veel werkgevers duidelijk dat het voorlopig niet aan de orde was om terug te gaan naar de normale gang van zaken. Termen als ‘1,5 meter samenleving’ en ‘het nieuwe normaal’ kregen meer betekenis en eisten verschillende aanpassingen binnen organisaties.
Zo moest er o.a. nagedacht worden over het wel of niet vergoeden van kosten voor thuiswerken. Maar werkgevers keken ook naar eventuele toekomstscenario’s, waarbij het reserveren van werk- of parkeerplekken misschien noodzakelijk zou worden.
Veel bedrijven pakten dit moment om ook scherp te kijken naar vaste reiskostenvergoedingen, zoals lopende OV-abonnementen en vooraf bepaalde kilometervergoedingen. Zouden medewerkers hier in de toekomst weer gebruik van gaan maken, of zou er een trend ontstaan waarbij deels thuiswerken van belang blijft? En hoe kan er het beste worden omgegaan met deze flexibele manier van vergoeden in een tijd waarbij de maatregelen vanuit de overheid regelmatig veranderen?
Trends in mobiliteit: anders werken verliest zijn betekenis
Inmiddels zijn we ruim anderhalf jaar verder na de eerste overheidsmaatregelen en zijn er een aantal trends in mobiliteit te onderscheiden.
Zo is het duidelijk dat veel (kantoor gebonden) medewerkers onafhankelijk van tijd of plaats zullen gaan werken. Met alle digitale middelen om op afstand te werken en de effectiviteit die hieruit gebleken is, zal een cultuur met vijf dagen naar kantoor niet terugkomen.
In de huidige realiteit verliest de term ‘anders werken’ zijn betekenis, omdat het al de werkelijkheid betreft. Mensen werken nu namelijk anders dan anderhalf jaar geleden. Onderzoeken wijzen uit dat hier waarschijnlijk een blijvende trend is ontstaan (bron: KIM 2020).
Onbelaste vergoeding voor thuiswerken
Thuiswerktoeslag of thuiswerkvergoeding is hier een gevolg van. Vanuit huis werken was namelijk iets wat al werd toegepast in de afgelopen tien jaar, maar voor het eerst in de geschiedenis werd het zo goed als verplicht door de overheid. Deze maatregel zorgde voor meer kosten voor de thuiswerkende medewerker en werkgevers zochten naar een manier om hier in tegemoet te komen.
Momenteel vergoeden veel bedrijven de kosten voor het thuiswerken vanuit de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Echter blijkt uit het Belastingplan 2022 dat op de derde dinsdag van september wordt gepresenteerd, dat de politiek ook rekening houdt met een blijvende trend in mobiliteit.
Er ligt namelijk voor Prinsjesdag een wetsvoorstel dat pleit voor gerichte vrijstelling op loonbelasting omtrent het vergoeden van thuiswerkkosten. Hiermee zal het vergoeden van thuiswerken door meer organisaties opgepakt kunnen worden en thuiswerken zeer waarschijnlijk een vaste plek in bedrijfsculturen krijgen.
Trends in mobiliteit: keuzevrijheid in reizen
Dit heeft als gevolg dat er een balans in reisgedrag moet komen tussen thuis en kantoor. Krijgen medewerkers vaste thuiswerkdagen? Of kunnen zij zelf kiezen wanneer naar kantoor gereisd wordt en wanneer niet? Maar de vraag die hier vooral uit voortvloeit: welke vergoeding moet wanneer verstrekt worden? Zowel de werkgever als de medewerker hebben hier een behoefte die (nog) niet gefaciliteerd wordt.
Voor de medewerker is er een behoefte aan meer keuzevrijheid in het reisgedrag. Deze trend in mobiliteit stond al in de kinderschoenen, maar kreeg tijdens de pandemie vaste vorm. Aan het einde van de eerste lockdown werd er namelijk weer voorzichtig naar kantoor gereisd, maar was er een verandering in het reisgedrag gezien.
Voorheen kon het openbaar vervoer de dagelijkse hoeveelheid forensen bijna niet meer aan. Maar opeens stond deze vorm van reizen helemaal onderaan in de Corona-vervoersladder (Bron: Syndesmo). OV-abonnementen werden hierdoor zo goed als nutteloos en vaste reiskostenvergoedingen haalden het niet bij de daadwerkelijke gemaakte reizen.
Hierdoor ontstond voor de werkgever de behoefte aan inzicht in het reisgedrag en het vermogen om dit tot zekere hoogte te kunnen voorspellen. Als aan die voorwaarden werd voldaan, konden de vaste uitgaven worden verminderd en vergoedingen worden gegeven voor daadwerkelijk gemaakte kosten.
Registratie wordt steeds belangrijker
Deze ontwikkeling in reisgedrag is ook bij de overheid niet onopgemerkt gebleven. Daarom dienen bedrijven met ingang van 1 januari 2022 het (veranderde) reispatroon van hun werknemers in kaart te brengen. Dit moet getoetst worden aan de 36 weken of 128 dagen-eis en organisaties moeten nagaan of zij nog een vaste vergoeding kunnen geven. Deze regelgeving bestond al, maar er zal nu daadwerkelijk op gehandhaafd worden.
Kortom, werkgevers moeten zorgen voor een sluitende registratie van alle ritten (woon-werk en overige zakelijke ritten) waarvoor een onbelaste vergoeding uitgekeerd mag worden. Dit betekent dat inzicht in reisgedrag en besparing van kosten niet alleen maar een wens van werkgevers is, maar ook een eis van de overheid waarop binnenkort op gecontroleerd wordt.
Als gevolg hiervan zal (individuele) registratie van reisgedrag een steeds grotere rol gaan spelen bij zakelijke mobiliteit. Omdat de keuzes in reisgedrag persoonlijk zijn, zal minder gekeken worden naar de grote massa en meer naar de behoefte per individu.
Trends in mobiliteit: duurzaamheidseffecten Klimaatakkoord
Niet alleen de ontwikkelingen omtrent thuiswerken en daaruit voortkomende behoefte aan ritregistratie drukken een stempel op de trends in mobiliteit. Ook duurzaamheid speelt al jaren een centrale rol in mobiliteit. Zo is er tijdens het Klimaatakkoord in 2019 de afspraak gemaakt dat Nederland in 2050 klimaatneutraal zal zijn, waarbij wordt ingezet op 1 megaton CO2-reductie binnen werkgebonden personenmobiliteit in 2030 (bron: Klimaatakkoord).
Dit heeft gevolgen voor de manier waarop organisaties hun zakelijke mobiliteit inrichten. Zoals het er nu naar uitziet, zijn bedrijven met meer dan 100 medewerkers per 1 januari 2022 namelijk verplicht om jaarlijks een rapportage in te dienen die weergeeft wat de CO2-uitstoot van hun zakelijke mobiliteit is.
Door het invoeren van deze regeling is inzicht van reisgedrag noodzakelijk. Maar werkgevers moeten hierdoor ook gaan kijken naar het mobilteitsaanbod vanuit de organisatie. Het type zakelijke leaseauto’s die worden verstrekt zijn te reguleren, maar op persoonlijke auto’s van medewerkers kan niet makkelijk gestuurd worden. Hierdoor worden bedrijven gedwongen om te kijken naar het aanbod van bijvoorbeeld elektrisch (deel)vervoer, fietsen of openbaar vervoer.
Sturen op gewenst gedrag
Maar met alleen duurzame mobiliteitsopties bieden, zijn werkgevers er nog niet. Om aan de duurzaamheidseisen van de overheid te kunnen voldoen, zal er door bedrijven meer gestuurd moeten worden op gewenst reisgedrag van hun medewerkers.
Thema’s als fietsgebruik stimuleren en deelvervoer aanbieden krijgen hierdoor meer aandacht. Dit hangt weer samen met het mobiliteitsaanbod: hoe breder het (duurzame) aanbod, hoe makkelijker het is om medewerkers de juiste kant op te begeleiden. Daarnaast wordt er door werkgevers gekeken naar het belonen van gewenst gedrag met een vergoeding, bijvoorbeeld voor afgelegde afstanden met de fiets of lopend.
Al met al zorgt het Klimaatakkoord ervoor dat organisaties de komende jaren scherper zullen kijken naar CO2-uitstoot. Hierdoor gaat waarschijnlijk het mobiliteitsaanbod een grotere rol spelen en zullen bedrijven duurzamere vervoermiddelen gaan stimuleren onder hun medewerkers.
De juiste mobiliteitspartner kiezen
De bovenstaande trends in mobiliteit zijn genoeg om de invulling van ervan op zijn kop te zetten. Het faciliteren van al deze ontwikkelingen zal voor de meeste bedrijven een uitdaging worden: vaak moet de switch van vaste reiskostenvergoeding naar individuele rittenregistratie nog gemaakt worden. Dus hoe kiest u de partij die u bij deze uitvoering ondersteunt?
Er zijn verschillende aanbieders die aan deze vraag kunnen voldoen, maar de juiste mobiliteitspartner past zich volledig aan op uw organisatie. Reisbalans is hier een goed voorbeeld van. Samen met u kijken wij naar de juiste invulling van het mobiliteitsbeleid en ondersteunen u bij alle facetten die aan bod komen.
Het veelzijdige aanbod van Reisbalans biedt u de mogelijkheid om uw medewerkers flexibel te laten reizen. Ons handige systeem registreert alle transacties en biedt de mogelijkheid om verschillende vergoedingen te implementeren, zoals thuiswerktoeslag of een kilometervergoeding voor de fiets.
Alle administratie wordt door ons verzorgd en is verrassend gemakkelijk voor uw HR- en salaris afdelingen te verwerken. Daarnaast leveren we maandelijks rapportages die inzicht geven in reisgedrag en CO2-uitstoot, waarbij we ook de mogelijkheid bieden tot sturen op gewenst gedrag.
Wilt u meebewegen in de wereld van zakelijke mobiliteit en samenwerken met een partner die kennis van zaken heeft? Neem dan contact met ons op via het onderstaande formulier voor een vrijblijvend adviesgesprek.
