Er komt een grote wijziging aan voor het bedrijfsleven in Nederland: per 1 januari 2022 verdwijnt de vaste reiskostenvergoeding en mogen werkgevers niet zomaar meer een vaste reiskostenvergoeding aan hun medewerkers aanbieden. Wat zijn de huidige regels en wat gaat er precies wijzigen? En nog belangrijker, welke opties zijn er voor u als werkgever om hiermee om te gaan?
De huidige situatie
Momenteel is het vanwege de coronacrisis nog wel mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer te bieden. Op basis van een tijdelijke goedkeuring van het kabinet, mogen werkgevers momenteel de thuiswerkdagen van werknemers nog als reisdagen beschouwen voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Deze vaste vergoeding kunt u gericht vrijstellen en daarmee onbelast de reiskosten blijven betalen.
Ook betreft andere vaste kostenvergoedingen mag u nu nog uitgaan van de feiten en omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd. Voor zowel de vaste reiskostenvergoeding als de andere vaste kostenvergoedingen, geldt de goedkeuring als er vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding bestond.
Verder stelt de Belastingdienst zich soepel op naar werkgevers die vanwege de coronamaatregelen een administratieve verplichting niet kunnen nakomen. In de actualisatie van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis laat staatssecretaris Vijlbrief weten dat deze goedkeuringen per 1 januari 2022 komen te vervallen.
Vaste reiskostenvergoeding verdwijnt: wat gaat er veranderen?
Met het verdwijnen vaste reiskostenvergoeding zullen veel bedrijven een aanpassing moeten maken. “Vanaf 1 januari aanstaande vervallen de goedkeuringen. Een onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer voor thuiswerkdagen is dan niet meer mogelijk. Veel werkgevers worstelen nog hoe zij hier mee om dienen te gaan,” aldus Martijn van de Koolwijk, belastingadviseur bij fiscaal advieskantoor Tax at Work te Amsterdam.
“Met ingang van 1 januari 2022 dienen werkgevers het (veranderde) reispatroon woon-werk van hun werknemers in kaart te brengen. Ze moeten dit toetsen aan de 36 weken of 128 dagen-eis en nagaan of zij nog een vaste vergoeding kunnen geven. Maar in die onzekere maanden van 2021 zal het werken op kantoor nog heel slecht te voorspellen zijn. Dit betekent dat een vaste vergoeding zich lastig laat berekenen,” volgens Van de Koolwijk.
Als alternatief kunt u als werkgever de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijke reisdagen en hiervoor een onbelaste vergoeding verstrekken.
Verplicht afgelegde kilometers registreren
De meeste werknemers in Nederland ontvangen een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. In de meeste organisaties gaat het om meer dan de helft van de werknemers. Zoals hierboven al toegelicht, verdwijnt de vaste reiskostenvergoeding vanaf 2022 en in veel gevallen niet meer mogelijk zijn. Wat gaat er concreet voor deze groep veranderen?
Dit staat er in het besluit betreffende de fiscale behandeling van reiskostenvergoedingen:
De werkgever moet de reisdagen en de afgelegde afstand registreren als hij een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer. Hierbij geldt als uitgangspunt dat het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand met de fiets, met de trein of met een ander vervoermiddel.
Een werkgever moet daarom zorgen voor een sluitende registratie van alle ritten (woon-werk en overige zakelijke ritten) waarvoor hij een onbelaste vergoeding wil uitkeren. De werkelijk afgelegde kilometers dienen te worden geregistreerd. Van de Koolwijk: “Dit leidt tot extra administratieve lasten voor de werknemer én de werkgever, indien zij hiervoor geen oplossing vinden.”
U moet dus bewijs hebben van de werkelijk afgelegde kilometers van uw werknemers. Dit betekent meer administratie voor beide partijen, want opeens moet elke rit geregistreerd worden. Hoe pakt u dat nu handig aan?
Kies voor automatische registratie
Verreweg de meeste werkgevers en werknemers zijn op zoek naar een manier die de minste administratie oplevert. Een oplossing hiervoor is het automatisch laten registreren van de gereisde kilometers.
Dit kan bijvoorbeeld met een mobiliteitskaart, die alle ritten met het openbaar vervoer registreert. Maar ook met een app die een GPS-tracker bevat, waarmee automatisch de kilometers van verschillende vervoermiddelen wordt geregistreerd. Denk aan de auto, maar ook aan de fiets, scooter of zelfs afstanden die lopend afgelegd worden.
“Reisbalans is een systeem dat deze registratie voor werkgevers kan regelen. Wij werken met een mobiliteitskaart en een app met GPS-tracker, waardoor de meest voorkomende woon-werk en zakelijke kilometers geregistreerd worden,” volgens Bert Jan Huegen, Business Developer bij Reisbalans.
“De app kan op basis van onder andere snelheid bepalen welk vervoermiddel er gebruikt wordt en voorspellen of de rit woon-werk, zakelijk of privé is. Ritten kunnen ook worden voorzien van kenmerken als kostenplaats, project of omschrijving. Daarnaast kunnen er verschillende vergoedingen per vervoermiddel ingesteld worden: bijvoorbeeld €0,10 per fietskilometer en €0,19 per autokilometer.”
Snelle verwerking van administratie
Maar met registratie alleen bent u er nog niet. De administratie moet vervolgens ook bij de juiste afdelingen terecht komen, zodat de kosten correct kunnen worden uitbetaald.
“Reisbalans zorgt ervoor dat de transacties overzichtelijk verwerkt worden, in een format dat naadloos aan HR- en salarispakketten gekoppeld kan worden. Ook ondersteunen we werkgevers met rapportages die inzicht bieden in het reisgedrag van werknemers. We proberen het onze klanten zo makkelijk mogelijk te maken!” aldus Huegen.
Kortom, met het verdwijnen van de vaste reiskostenvergoeding moet er bij veel bedrijven een grote verandering plaatsvinden. Echter kan de registratie van daadwerkelijke gereisde kilometers van medewerkers op een makkelijke manier en volgens de regels van de belastingdienst gerealiseerd worden door te werken met een erkende mobiliteitspartner als Reisbalans.
Met dank aan Martijn van de Koolwijk, belastingadviseur bij fiscaal advieskantoor Tax at Work te Amsterdam.
Wilt u meer weten over de fiscale regeling en de mogelijkheden voor uw organisatie?
Neem dan contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek.
