De meeste werknemers in Nederland ontvangen een vaste reiskostenvergoeding van hun werkgever. Een vergoeding waar we hier helemaal aan gewend zijn, maar in feite uitzonderlijk is als je kijkt naar andere (Europese) landen.
Zo hebben België en Frankrijk een wettelijk verplichte minimumvergoeding, krijgen werknemers in Finland kaarten voor het openbaar vervoer en krijgen in Ierland alleen managers een reiskostenvergoeding.
Toch valt er veel winst te behalen door eens goed naar die vaste reiskostenvergoeding te kijken. Voor de uitbraak van het coronavirus waren er maar weinig werkgevers bezig om daar verandering in aan te brengen, maar het verplichte thuiswerken heeft veel ogen geopend.
De stap van vaste reiskostenvergoeding naar een vergoeding bij daadwerkelijk reizen lijkt een ingewikkelde stap maar is in de praktijk goed uitvoerbaar. Naast de kostenbesparing, is het introduceren van een thuiswerkvergoeding een mooie compensatie. Daarnaast is het mobiliteitsbeleid meer in evenwicht te brengen door het aantrekkelijker maken van fietsen.
Ongewenste effecten vaste reiskostenvergoeding
Er zijn een aantal verschillende redenen voor organisaties om de vaste reiskostenvergoeding onder de loep te nemen.
Zo kunnen werkgevers op zoek zijn naar kostenbesparingen; een vaste vergoeding waar weinig of geen ritten tegenover staan, is een grote kostenpost die gauw kan oplopen.
Een andere reden is dat organisaties worstelen met de ongewenste effecten van het huidige beleid; ze hebben vaak relatief hoge kosten voor werknemers die verder van het kantoor wonen.
Hierdoor ontstaan er privé voordelen door bijvoorbeeld onbeperkte OV-abonnementen die bij grotere afstanden mogelijk worden en wordt er een ongelijkheid tussen de werknemers gecreëerd.
Ook schrijft het huidige beleid vaak voor dat afstanden onder de 10 kilometer juist niet vergoed worden, wat opnieuw bijdraagt aan de ongelijkheid. Daarnaast zijn deze korte afstanden ideaal om te fietsen of lopen wat bijdraagt aan vitaliteit van de medewerkers, maar op deze manier niet gestimuleerd wordt.
Betaal niet voor een hypothetische rit
Zo bekeken zijn er meerdere redenen om het beleid van vaste reiskostenvergoedingen te herzien. Maar wat moet het dan mee worden vervangen?
De vaste reiskostenvergoeding is gebaseerd op een inschatting van het reisgedrag van de medewerker, maar houdt geen rekening of de rit wel of niet gemaakt is. Hetzelfde geldt voor een afgekocht OV-abonnement, waar men erop rekent dat de frequentie van het reisgedrag afweegt tegen de kosten.
Geen van deze vergoedingen houden echter rekening met de daadwerkelijk gemaakte ritten. Door het verplichte thuiswerken kwam dit probleem duidelijk naar voren; als er niet gereisd wordt, wegen de kosten niet op tegen het voordeel.
Daarom zou de oplossing hier zijn om alleen de daadwerkelijk gemaakte ritten te vergoeden. En dan niet alleen voor het OV, maar ook voor de auto, fiets en alle andere vormen van mobiliteit. Op die manier kunt u grip op de kosten houden en betaalt u nooit teveel.
In de Reisbalans app kan een medewerker aangeven dat hij/zij die dag vanuit huis werkt. Er wordt dan een door de werkgever ingestelde vergoeding toegekend, die maandelijks wordt uitgekeerd aan de werknemer.
Bergen administratie zonder vaste reiskostenvergoeding
Toch is er veel koudwatervrees onder de organisaties wanneer deze oplossing wordt aangedragen. De voornaamste reden die genoemd wordt, is de angst voor een berg aan administratie.
Als u alleen nog maar een vergoeding geeft als er daadwerkelijk gereisd wordt, ontstaat de vraag hoe deze registratie gaat plaatsvinden. Medewerkers moeten dit gaan bijhouden, indienen en mogelijk moet het nog worden goedgekeurd.
Daarnaast willen medewerkers misschien de ene dag met de e-bike komen, de andere dag met de auto en soms met het OV.
Deze flexibilisering van reizen was al ingezet door het coronavirus en wordt daardoor alleen maar meer versterkt.
En dan zijn er vaak ook nog verschillen in vergoedingen: fietsen kent vaak een vergoeding van €0,10 en auto een vergoeding van €0,19, terwijl OV vaak volledig wordt vergoed.
Dat zijn een hele hoop variabelen die allemaal apart ingeregeld en geregistreerd moeten worden.
Met de Reisbalans app is het registreren en declareren van ritten kinderspel. Een woon-werk rit is met één klik aan te maken of wordt automatisch geregistreerd. Aan iedere vorm van vervoer kan een aparte vergoeding worden gehangen die automatisch wordt verrekend. Met de GPS functie wordt het nog makkelijker. Deze herkent het voertuig en voorspelt het kenmerk (woonwerk/ zakelijk privé) waardoor alleen nog maar bevestiging nodig is. Privé ritten worden uiteraard niet gedeeld met de werkgever.
Thuiswerkvergoeding: vervanging van de reiskosten?
Een andere veel genoemde reden om niet over te stappen, is het feit dat medewerkers simpelweg minder geld ontvangen.
Terecht of niet, reiskosten worden gezien als een deel van het inkomen. Tegelijkertijd werken mensen momenteel veel meer thuis, waardoor daar ook extra kosten ontstaan; denk aan koffie, internet en elektriciteit. De ‘pijn’ wordt dus dubbel gevoeld in de portemonnee van de werknemer.
Een oplossing voor dit probleem die aan populariteit wint, is de thuiswerkvergoeding. Daar waar dit vroeger onbespreekbaar was, is dit tegenwoordig een onderwerp waar veel werkgevers open voor staan.
Spanje kondigde in september 2020 als eerste Europese land zelfs aan om de thuiswerkvergoeding in een wet te verankeren: werkgevers worden verplicht een thuiswerkvergoeding te geven indien een medewerker (vrijwillig) 30% van de tijd thuis werkt.
In Nederland is eind september 2020 de eerste CAO gesloten waarin er een thuiswerkvergoeding is afgesproken; rijksambtenaren ontvangen een vergoeding van €363 netto per jaar voor de extra kosten bij thuiswerken.
Dit bedrag is gebaseerd op een berekening van het Nibud die uitkwam op een gemiddelde van €2 per dag voor o.a. koffie, wc-papier, water, gas en elektriciteit. Bij vijf dagen van 8 uur thuiswerken is dit €43,30 per maand.
Momenteel is thuiswerkvergoeding nog fiscaal belast, maar in België kunnen werkgevers €129,48 per maand belastingvrij vergoeden voor de kosten van een thuiswerkplek.
Wellicht dat er in Nederland ook een vergelijkbare regeling komt. Tot die tijd is de Werkkostenregeling (WKR) de aangewezen plek om een thuiswerkvergoeding in op te nemen. Zeker omdat de WKR in 2020 tijdelijk is verruimd tot 3% (i.p.v. 1,7%).
Flexibiliteit is de toekomst
Nu we een derde golf verwachten, de meerderheid van de werknemers ook na de crisis meer vanuit huis willen werken en de overheid opnieuw pleit voor thuiswerken, wordt flexibiliteit in uw reiskostenvergoeding alleen maar interessanter.
Maar hoe pakt u de administratie van al die ritten aan en hoe kunt u deze flexibiliteit zo goed mogelijk ondersteunen?
Ons Reisbalans systeem is erop ingericht om u juist hierin te ondersteunen. Ritten met alle vormen van mobiliteit worden automatisch geregistreerd en kunnen met één druk op de knop worden ingediend. Daarnaast kunnen uw medewerkers heel simpel aangeven of zij een dag vanuit huis hebben gewerkt, waardoor ze altijd de juiste vergoeding krijgen.
Bent u geïnteresseerd in een flexibele reiskostenvergoeding?
Neem dan contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek.
