Veelgestelde vragen

Zodra je je rit hebt bevestigd, wordt deze als declaratie ingediend bij je werkgever.

Via de Reisbalans portal

1. Log in en ga naar 'Overzicht'.
2. Zie je geen ritten? Navigeer bovenin naar een andere week of klik rechtsboven op het belletje in het dashboard om alle openstaande ritten te bekijken.
3. Geef per rit aan of je deze wilt bevestigen of wijzigen door op de bijbehorende knoppen te klikken.
4. Voor meerdere ritten tegelijk, klik op de selecteerknop naast het filtericoontje om ritten per week te bevestigen.

Via de Reisbalans app

1. Open de app en ga naar 'Overzicht'.
2. Druk linksboven op het selectie-icoontje en selecteer de gehele week of de ritten die je wilt indienen.
3. Bovenaan verschijnen opties, druk op 'Bevestigen' om ze in te dienen.
4. Wil je ritten individueel bevestigen? Ga naar 'Openstaand', zoek de rit en druk op 'Bevestig', of druk op de rit en vervolgens op 'Bevestig'.

Heb je problemen met het bevestigen van je rit? Controleer of je alle benodigde gegevens hebt ingevuld, zoals vervoermiddel, projectcode en omschrijving.

1. Open de Reisbalans app of portal.
2. Log in met je accountgegevens.
3. Ga naar het 'Home' scherm.
4. Selecteer bij 'Vergoedingen voor vandaag' de optie 'Woon-werkritten'.
5. Klik op deze optie. Je retour woon-werkrit wordt direct aan je overzicht toegevoegd.

Wil je een rit declareren? Dat kan via de Reisbalans portal of de app. Volg de stappen hieronder:

Reisbalans portal:

1. Log in op de portal.
2. Kies ‘Nieuwe declaratie’ bij Snel naar op 'Home'.
3. Vul het formulier in.
4. Druk op ‘Bevestig’ om de rit aan je overzicht toe te voegen.
5. Bevestig de rit om je vergoeding te ontvangen.

Reisbalans app:

1. Open de app.
2. Kies ‘Nieuwe declaratie’ bij Snel naar op 'Home'.
3. Vul het formulier in en druk op ‘Bevestig’ om je rit toe te voegen.
4. Bevestig de rit om je vergoeding te ontvangen.

Zorg ervoor dat je alle stappen volgt, zodat je vergoeding goed wordt verwerkt.

Reisbalans portal

1. Ga naar het menu aan de linkerkant en selecteer 'Overzicht'.
2. Druk op de groene knop rechtsonder en kies 'Thuiswerkvergoeding' of 'Woon-werkvergoeding'.
3. Selecteer een of meerdere datums en druk op 'Opslaan'. De vergoeding wordt automatisch toegevoegd aan je overzicht.

Wil je nog sneller een vergoeding toevoegen?

1. Klik op het 'Home' scherm onder 'Vergoedingen voor vandaag' op de sneltoets voor 'Thuiswerken' of 'Woon-werk'.
2. Klik op de vergoeding en deze wordt direct aan je overzicht toegevoegd.

Reisbalans app

Voor vandaag:

- Op het startscherm zie je onder 'Vergoedingen voor vandaag' de optie om een 'Thuiswerken' of 'Woon-werk' toe te voegen. De vergoeding wordt automatisch toegevoegd aan je overzicht.

Voor een andere datum:

1. Open de app en ga naar 'Overzicht' in het menu onderin.
2. Druk op de groene plus rechtsonder en selecteer 'Thuiswerkvergoeding' of 'Woon-werkvergoeding'.
3. Kies de datum en druk op 'Opslaan'. De vergoeding wordt automatisch toegevoegd aan je overzicht.

Als je de app al hebt geïnstalleerd, kun je inloggen met je Reisbalans-account. Heb je nog geen account? Neem dan contact op met je werkgever.

Maakt je werkgever gebruik van Single Sign-On (SSO)? Log dan in via de SSO knop op de inlogpagina of volg onderstaande stappen om in te loggen via een QR-code:

1. Ga naar de Reisbalans-portal en log in.
2. Klik rechtsboven op je profiel.
3. Open het tabblad ‘Log in met QR-code’.
4. Open de Reisbalans-app op je apparaat.
5. Kies voor inloggen met QR-code en scan de QR-code in de portal. Je wordt automatisch ingelogd.

Soms komt het voor dat een rit niet volledig geregistreerd is. Dit kan gebeuren als je vergeten bent uit te checken, bij het uitchecken merkt dat je niet ingecheckt had, of wanneer de in- of uitcheckapparatuur niet werkte. Dan is er slechts één 'check-moment' bekend, wat we een 'niet-complete rit' noemen. Als je werkgever het vereist, moet je deze rit verantwoorden in Reisbalans.

Belangrijke punten om te weten:

1. Gegevens en kosten door de vervoerder
   • De ritgegevens die je in Reisbalans ziet, komen direct van de vervoerder. We kunnen deze gegevens niet aanpassen.
   • Reisbalans kan niet controleren of de apparatuur op een station of in een voertuig goed heeft gewerkt.
   • De vervoerder bepaalt het tarief, Reisbalans heeft hier geen invloed op.
2. Correctietarief
   • Bij een niet-complete rit rekent de vervoerder een correctietarief, dat hoger is dan normaal.
   • In Reisbalans kun je zien welk bedrag de vervoerder in rekening brengt.
   • Je werkgever kan ervoor kiezen dit correctietarief aan jou door te berekenen, wat zichtbaar is in je Reisbalans-dashboard.
3. Restitutie aanvragen
   • De meeste vervoerders bieden de optie om restitutie aan te vragen voor te veel betaalde bedragen.
   • Voor vragen of als je denkt dat er een fout is gemaakt, neem je contact op met de vervoerder. Reisbalans kan hier niets aan veranderen.

Gebruik je een NS-Business Card? Voor een niet-complete rit moet je via je persoonlijke NS-portal restitutie aanvragen. Deze ritten staan niet in Mijn Reisbalans.

Om misbruik te voorkomen, moet je je mobiliteitskaart na ontvangst zelf activeren. Dat doe je in twee stappen:

Stap 1: Digitaal activeren

– Open de Reisbalans app of het portaal

– Ga naar ‘Kaarten en diensten’

– Klik op ‘Kaart activeren’

Je kaart is nu digitaal geactiveerd. Wacht daarna minimaal twee werkdagen voordat je verdergaat met de volgende stap. Dit is nodig om te zorgen dat je reisproducten goed worden klaargezet.

Stap 2: Reisproducten ophalen

Na twee werkdagen kun je de reisproducten op je kaart zetten bij een:

– NS-kaartautomaat of

– OV-chipkaart ophaalpunt

Volg daar deze stappen:

1. Scan je kaart (NS-automaat) of steek hem in de pasinvoer (ophaalpunt)
2. Kies ‘Ophalen bestellingen’ – Bij een ophaalpunt: eerst ‘Meer’, dan ‘Ophalen bestellingen’
3. Kies ‘Akkoord’

Je kaart is nu volledig geactiveerd en klaar voor gebruik!

Vervelend dat je kaart kwijt of beschadigd is. Volg deze stappen om het op te lossen:

1. Blokkeer je kaart direct als deze verloren of gestolen is. Dat kan in je Reisbalans-account. Let op: een geblokkeerde kaart kan niet opnieuw geactiveerd worden, je hebt een nieuwe nodig.
2. Open de Reisbalans-app of ga naar de portal.
3. Ga naar de pagina ‘Kaarten en diensten’.
4. Klik onder ‘Actief’ op je huidige mobiliteitskaart en selecteer onderaan ‘Verloren/gestolen’.
5. Kies op het volgende scherm voor een vervangende kaart. Wij sturen deze automatisch naar je huisadres.

Heb je een beschadigde kaart of werkt deze niet meer door een storing? Neem dan direct contact met ons op. We staan 24 uur per dag voor je klaar via 088-934 34 56 of klantenservice@reisbalans.nl.

‍

In 'Mijn financiën' krijg je een helder overzicht van al je reiskosten en de vergoedingen die je ontvangt. Bovenaan zie je jouw 'Reisbalans', dit is het verschil tussen je gemaakte kosten en de vergoedingen die je krijgt. Aan het einde van de maand wordt dit saldo verrekend.

1. Ontvang je meer vergoedingen dan dat je kosten hebt gemaakt, dan heb je een positief saldo en krijg je geld.
2. Heb je juist meer kosten gemaakt dan vergoedingen ontvangen, dan ontstaat er een negatief saldo. Dit bedrag wordt verrekend met je loon.

Wil je weten hoe dit saldo precies is opgebouwd? Dat kun je in detail bekijken op deze pagina. Kies of je het bruto of netto resultaat wilt zien en selecteer de periode die je wilt bekijken.

Hier zijn enkele termen kort uitgelegd:

- Bruto: Het totale bedrag van je vergoedingen vóór aftrek van belastingen en premies. Bij reiskostenvergoeding is dit het volledige bedrag zonder inhoudingen.

- Netto: Het bedrag dat je overhoudt na aftrekken van belastingen en premies. Dit is wat je daadwerkelijk ontvangt als reiskostenvergoeding.

- Fiscale ruimte: Dit zijn de mogelijkheden binnen de wet om belastingvoordelen te behalen, zoals belastingvrije vergoedingen tot €0,23 per kilometer.

- Fiscale opbouw: Dit is hoe je geleidelijk belastingvoordelen opbouwt, bijvoorbeeld door de jaarlijkse belastingvrije vergoedingen voor reiskosten te gebruiken, wat je belastbare grondslag vermindert en belastingbesparing oplevert.

Onder 'Vervoermiddelen' zie je welke vervoermiddelen je kunt gebruiken en aan je declaraties kunt toevoegen.

1. Voeg je privéauto toe om deze eenvoudig aan je woon-werkritten te koppelen.
2. Druk op het groene plusje en vul de gevraagde gegevens in om een auto toe te voegen.
3. Vul je kenteken in om de CO2-uitstoot en het energielabel te berekenen. Wil je dit niet? Gebruik dan een kenmerk zoals 'privé' of 'eigen vervoer'.