Veelgestelde vragen

Bij het installeren van de Reisbalans-app vraagt de app om toegang tot enkele functies van je telefoon. Dit is puur voor jouw gebruiksgemak. Reisbalans zelf heeft geen directe toegang tot deze gegevens. Je kunt de toestemmingen altijd aanpassen via de instellingen van je telefoon of in de app.

Waarvoor vraagt de app toegang:

1. Camera Gebruik de camera om bonnetjes te fotograferen of in te loggen met een QR-code, als je organisatie deze functies biedt.
2. GPS-locatie Dit is nodig voor het registreren van ritten en het plannen van reizen vanuit je huidige locatie wanneer de app open is.
3. GPS-locatie op de achtergrond Als je de GPS-functie aanzet, registreert de app je ritten ook als deze gesloten is.
4. Fysieke activiteit Door bewegingsdata te gebruiken, legt de app je route nauwkeuriger vast, bijvoorbeeld door je snelheid te meten.
5. Bluetooth Dit is nodig om deelauto’s te openen en sluiten als je die via de app reserveert. De app communiceert met de auto via Bluetooth.
6. Meldingen Voor belangrijke updates, zoals reserveringen van taxi’s of deelvoertuigen, stuurt de app pushmeldingen naar je telefoon.

Reisbalans werkt goed op versies van Chrome, Safari, Firefox en Edge.

Je kunt de GPS-functionaliteit inschakelen via de GPS-knop bovenin het Home-scherm van de Reisbalans-app. Zodra je deze aanzet, registreert de app automatisch je afgelegde route en afstand. Op basis daarvan wordt een rit aangemaakt met een vervoermiddel dat automatisch wordt voorgesteld. Deze rit verschijnt vervolgens in je Overzicht.

Wanneer zie ik de rit terug?

De ritgegevens verschijnen ongeveer een uur na afloop van je rit in je Reisbalans-account. Soms duurt dit iets langer. De registratie werkt met een lerend systeem en wordt nauwkeuriger naarmate je de app vaker gebruikt.

Moet ik nog iets met deze ritten doen?

Ja, elke rit moet je even controleren en bevestigen. Je geeft aan:

– Wat het reisdoel was (bijv. zakelijk of privé)

– Welk vervoermiddel je hebt gebruikt (bijv. auto, fiets)

De app doet slimme suggesties op basis van je eerder gekozen voorkeuren. Na controle bevestig je de rit, of verwijder je deze als hij niet klopt.

En OV-ritten?

Ritten met het openbaar vervoer die je met je mobiliteitskaart maakt, worden automatisch toegevoegd. Je hoeft deze dus niet via GPS te registreren of handmatig in te voeren. Deze ritten hoef je ook niet te bevestigen. Als je dat wilt, kun je ze wél verwijderen uit je overzicht.

Hoe zit het met privacy?

Je GPS-gegevens worden anoniem en veilig opgeslagen op een beveiligde server en zijn alleen zichtbaar voor jou in je eigen account. Alleen ritten die jij bevestigt, zijn zichtbaar voor je werkgever. Heb je aangegeven dat een rit privé was? Dan ziet je werkgever die niet.

Wat doet GPS met mijn batterij?

GPS kost energie, maar om batterijverbruik te beperken, gaat de app automatisch in slaapstand als je stilstaat. Je kunt er ook voor kiezen om GPS alleen per rit handmatig aan te zetten. Na je rit schakelt GPS dan automatisch weer uit.

‍

In het 'Overzicht' zie je al je ritten en declaraties die zijn geregistreerd via je mobiliteitskaart of de GPS-functie van de app, mits deze aanstaat. Hier kun je ook zelf ritten en declaraties invoeren. Controleer en pas je declaraties aan voordat je ze bevestigt. Wil je nieuwe ritten, declaraties of thuiswerkdagen toevoegen? Klik dan op het groene plusje en volg de stappen. Met de multi-select knop links bovenin kun je meerdere declaraties tegelijk selecteren om ze te bevestigen, wijzigen of verwijderen.

Op het dashboard krijg je snel inzicht in de belangrijkste functies van de portal.

1. Zie je 'Vergoeding voor vandaag'? Voer hier direct je woon-werkrit of thuiswerkdag voor vandaag in.
2. Gebruik 'Snel naar' om snel acties zoals een rit, declaratie of deelvervoerreservering op te voeren.
3. Bekijk je actuele saldo, je lopende reserveringen en je CO2-uitstoot.
4. Controleer welke declaraties nog afgehandeld moeten worden.

Zo heb je alles wat je nodig hebt, direct bij de hand.

Met 'Vervoermiddelen' kun je zien welke vervoermiddelen je mag gebruiken en aan je declaraties kunt toevoegen.

Voeg hier bijvoorbeeld jouw privéauto toe, om deze gemakkelijk aan jouw woon-werkritten toe te voegen. Klik daarvoor op het groene plusje en vul de gevraagde gegevens in.

Door het kenteken van je auto in te voeren, kunnen we de CO2-uitstoot en het energielabel berekend worden. Wil je dit niet? Dan kun je ook in plaats van een kenteken, een kenmerk toevoegen, zoals ‘privé’ of ‘eigen vervoer’."

‍

Als je werkgever deelvervoer aanbiedt, kun je via 'Vervoer' gemakkelijk reserveringen maken en aanpassen. Gebruik het groene plusje rechtsonder in het scherm om een reservering te maken voor een taxi, deelvervoer of een huurauto. Klik simpelweg op de groene knop, kies de gewenste dienst en volg de stappen. Op de 'Vervoer' pagina vind je een overzicht van je actuele en afgeronde reserveringen.

‍

In 'Mijn financiën' krijg je een helder overzicht van al je reiskosten en de vergoedingen die je ontvangt. Bovenaan zie je jouw 'Reisbalans', dit is het verschil tussen je gemaakte kosten en de vergoedingen die je krijgt. Aan het einde van de maand wordt dit saldo verrekend.

1. Ontvang je meer vergoedingen dan dat je kosten hebt gemaakt, dan heb je een positief saldo en krijg je geld.
2. Heb je juist meer kosten gemaakt dan vergoedingen ontvangen, dan ontstaat er een negatief saldo. Dit bedrag wordt verrekend met je loon

Wil je weten hoe dit saldo precies is opgebouwd? Dat kun je in detail bekijken op deze pagina. Kies of je het bruto of netto resultaat wilt zien en selecteer de periode die je wilt bekijken.

Hier zijn enkele termen kort uitgelegd:

• Bruto: Het totale bedrag van je vergoedingen vóór aftrek van belastingen en premies. Bij reiskostenvergoeding is dit het volledige bedrag zonder inhoudingen.
• Netto: Het bedrag dat je overhoudt na aftrekken van belastingen en premies. Dit is wat je daadwerkelijk ontvangt als reiskostenvergoeding.
• Fiscale ruimte: Dit zijn de mogelijkheden binnen de wet om belastingvoordelen te behalen, zoals belastingvrije vergoedingen tot €0,23 per kilometer.
• Fiscale opbouw: Dit is hoe je geleidelijk belastingvoordelen opbouwt, bijvoorbeeld door de jaarlijkse belastingvrije vergoedingen voor reiskosten te gebruiken, wat je belastbare grondslag vermindert en belastingbesparing oplevert.

Op de pagina 'Kaarten en diensten' vind je een overzicht van al je mobiliteitskaarten en diensten.

1. Bekijk welke diensten actief, verlopen of nog aan te vragen zijn.
2. Meld je kaart als verloren of gestolen.
3. Beëindig je kaart in overleg met je werkgever.
4. Volg de voortgang van een aangevraagde mobiliteitskaart.

Met 'Favorieten' kun je gemakkelijk je favoriete adressen opslaan. Als je je ritten handmatig declareert en steeds dezelfde adressen gebruikt, is dit ideaal. Voeg bijvoorbeeld je huisadres toe als favoriet.

1. Log in op de portal.
2. Ga naar 'Favorieten' via het menu aan de linkerkant.
3. Klik op de groene plus rechtsonder in het menu.
4. Vul het adres in en geef je favoriet een naam.
5. Sla het adres op, zodat je het snel kunt selecteren bij het aanmaken van een rit.

1. Ga naar de 'Overzicht' pagina.
2. Klik rechts bovenin op het 'Export' icoontje.
3. Kies of je een export wilt maken van al je declaraties of van een specifieke periode voor je eigen administratie.

Om in te loggen op de Reisbalans portal, volg je deze stappen:

1. Ga naar www.reisbalans.nl.
2. Klik rechtsboven op 'Mijn Reisbalans'.

Je hebt een Reisbalans-account nodig om in te loggen. Als je nog geen account hebt, neem dan contact op met je werkgever.

Je kunt de Reisbalans app gebruiken op moderne smartphones. Volg deze richtlijnen:

1. Zorg dat je iPhone iOS 13.4 of hoger heeft.
2. Zorg dat je Android telefoon versie 10 of hoger heeft.
3. Download de app via de Google Play Store of de Apple App Store.

De app werkt het beste met de drie nieuwste versies van iOS en Android. Let erop dat de minimale ondersteuning kan veranderen als oudere versies niet meer worden ondersteund.

Onder 'Vervoermiddelen' zie je welke vervoermiddelen je kunt gebruiken en aan je declaraties kunt toevoegen.

1. Voeg je privéauto toe om deze eenvoudig aan je woon-werkritten te koppelen.
2. Druk op het groene plusje en vul de gevraagde gegevens in om een auto toe te voegen.
3. Vul je kenteken in om de CO2-uitstoot en het energielabel te berekenen. Wil je dit niet? Gebruik dan een kenmerk zoals 'privé' of 'eigen vervoer'.

Als je werkgever deelvervoer aanbiedt, kun je hier eenvoudig reserveringen maken en aanpassen.

1. Druk op het groene kruis rechtsonder in het scherm om een reservering te beginnen.
2. Kies uit taxi, deelvervoer of een huurauto.
3. Volg de stappen om je reservering te voltooien.

Op de 'Vervoer'-pagina vind je een overzicht van al je lopende en afgeronde reserveringen.

In 'Overzicht' vind je al je ritten en declaraties. Deze worden geregistreerd via je mobiliteitskaart, de GPS-functionaliteit van de app (als die aanstaat) of door ze zelf toe te voegen.

1. Bevestig of wijzig je declaraties.
2. Voeg nieuwe ritten, declaraties of thuiswerkdagen toe door op het groene plusje te drukken en de stappen te volgen.
3. Gebruik de multi-select knop links bovenin om meerdere declaraties in één keer te selecteren en vervolgens te bevestigen, wijzigen of verwijderen.

In 'Mijn financiën' krijg je een helder overzicht van al je reiskosten en de vergoedingen die je ontvangt. Bovenaan zie je jouw 'Reisbalans', dit is het verschil tussen je gemaakte kosten en de vergoedingen die je krijgt. Aan het einde van de maand wordt dit saldo verrekend.

1. Ontvang je meer vergoedingen dan dat je kosten hebt gemaakt, dan heb je een positief saldo en krijg je geld.
2. Heb je juist meer kosten gemaakt dan vergoedingen ontvangen, dan ontstaat er een negatief saldo. Dit bedrag wordt verrekend met je loon.

Wil je weten hoe dit saldo precies is opgebouwd? Dat kun je in detail bekijken op deze pagina. Kies of je het bruto of netto resultaat wilt zien en selecteer de periode die je wilt bekijken.

Hier zijn enkele termen kort uitgelegd:

• Bruto: Het totale bedrag van je vergoedingen vóór aftrek van belastingen en premies. Bij reiskostenvergoeding is dit het volledige bedrag zonder inhoudingen.
• Netto: Het bedrag dat je overhoudt na aftrekken van belastingen en premies. Dit is wat je daadwerkelijk ontvangt als reiskostenvergoeding.
• Fiscale ruimte: Dit zijn de mogelijkheden binnen de wet om belastingvoordelen te behalen, zoals belastingvrije vergoedingen tot €0,23 per kilometer.
• Fiscale opbouw: Dit is hoe je geleidelijk belastingvoordelen opbouwt, bijvoorbeeld door de jaarlijkse belastingvrije vergoedingen voor reiskosten te gebruiken, wat je belastbare grondslag vermindert en belastingbesparing oplevert.

Het is vervelend als je GPS-rit niet wordt geregistreerd. Laten we kijken of we het kunnen oplossen met deze tips:

1. Controleer of je de nieuwste versie van de app hebt geïnstalleerd.
2. Open de app en log in als dat nog niet is gebeurd.
3. Zorg dat de GPS-functionaliteit op je telefoon is ingeschakeld.
4. Controleer of de locatievoorzieningen op je telefoon actief zijn.
5. Voor iPhone-gebruikers: Zorg dat 'Ververs apps op de achtergrond' aanstaat.
6. Controleer of de app niet in de energiebesparingsstand staat, want dit kan de GPS storen.
7. Sluit de app af en open die opnieuw als alles goed is ingesteld.

Speciaal voor Android-gebruikers:

1. Open de instellingen op je telefoon en klik op ‘Apps’.
2. Zoek de Reisbalans app en klik erop.
3. Klik op ‘Batterij’ en kies ‘Onbeperkt’.

Als je nog steeds problemen ondervindt, neem dan contact op met onze klantenservice. We zijn 24/7 bereikbaar op 088-934 34 56 of via klantenservice@reisbalans.nl.

‍

Als je de app al hebt geïnstalleerd, kun je inloggen met je Reisbalans-account. Heb je nog geen account? Neem dan contact op met je werkgever.

Maakt je werkgever gebruik van Single Sign-On (SSO)? Log dan in via de SSO knop op de inlogpagina of volg onderstaande stappen om in te loggen via een QR-code:

1. Ga naar de Reisbalans-portal en log in.
2. Klik rechtsboven op je profiel.
3. Open het tabblad ‘Log in met QR-code’.
4. Open de Reisbalans-app op je apparaat.
5. Kies voor inloggen met QR-code en scan de QR-code in de portal. Je wordt automatisch ingelogd.

Je kunt de Reisbalans app eenvoudig op je telefoon zetten.

1. Heb je een Android-telefoon? Zoek de app in de Google Play Store of klik op deze link: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.reisbalansmobile. Heb je een iPhone? Zoek dan in de App Store of klik op deze link: https://apps.apple.com/nl/app/reisbalans-app/id1423037885
2. Druk op 'Installeren'.
3. Open de app en log in met je Reisbalans-account.

1. Ga naar de online portal 'Mijn Reisbalans'.
2. Kies voor 'Wachtwoord vergeten'.
3. Vul je e-mailadres in dat bij Reisbalans bekend is.
4. Kijk in je inbox voor een e-mail met een link om je wachtwoord opnieuw in te stellen.

Let op: Gebruikt je werkgever Single Sign-On (SSO)? Ga dan naar de SSO omgeving van je werkgever en maak gebruik van de link om direct in te loggen in Reisbalans.

Reisbalans houdt zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) om jouw gegevens te beschermen.

1. Bevestig je ritten in Mijn Reisbalans: Zodra je ritten en geregistreerde kilometers zelf bevestigt, worden ze zichtbaar voor je werkgever. GPS-gegevens worden ook pas dan gedeeld.
2. Privéritten blijven privé: Ritten die je als privé markeert, zijn niet zichtbaar voor je werkgever.
3. Mobiliteitskaart van de werkgever: Als je privéritten maakt met een mobiliteitskaart die je werkgever betaalt, ziet je werkgever wel de bedragen voor verrekening, maar niet de route.

Wil je meer weten? Bekijk ons Privacy Statement: https://www.reisbalans.nl/privacy/ en onze Algemene Voorwaarden: https://www.reisbalans.nl/voorwaarden/

Je werkgever meldt je aan bij Reisbalans. Daarna ontvang je een e-mail met een persoonlijke link.

1. Klik op de link in de e-mail.
2. Volg de stappen om je account te activeren.
3. Met je inloggegevens kun je de Reisbalans-online portal en de app op je mobiel gebruiken.

Let op: De activatielink is 14 dagen geldig. Activeer je account binnen deze periode. Is de link verlopen? Neem dan contact op met onze klantenservice.

Maakt je werkgever gebruik van Single Sign On (SSO) dan wordt je vanuit de mail direct doorgezet naar de SSO omgeving. Ben je daar al ingelogd, dan zal je direct in het aanmeldproces in de portal terecht komen. Ben je nog niet ingelogd in de SSO omgeving van jouw werkgever, dan wordt je gevraagd hier in te loggen voordat je kan worden doorgestuurd naar de portal van Reisbalans.

‍

1. Log in op de portal.
2. Klik rechtsboven op je naam.
3. Kies ‘Mijn gegevens’.
4. Pas je persoonlijke gegevens aan.

Let op:

Maakt je werkgever gebruik van een koppeling voor HR gegevens? Wijzig dan je gegevens bij je werkgever. Door de koppeling worden je gegevens automatisch bij Reisbalans bijgewerkt.