“Reisbalans ontzorgt in brede zin.”

Bij ENGIE Nederland draait alles om de energietransitie. Het bedrijf streeft naar een CO₂-neutrale, 100% duurzame en digitale planeet en begeleidt consumenten, instellingen én bedrijven actief in dit veranderproces met maatwerkoplossingen: van groene elektriciteit en groen gas tot combinaties die aansluiten bij bedrijfsambities.

Om die koers ook intern kracht bij te zetten, werkt ENGIE samen met Reisbalans aan de verdere verduurzaming van mobiliteit. In dit interview vertelt ENGIE hoe die samenwerking vorm kreeg, wat het opleverde en hoe het bedrijf ook op dit vlak bijdraagt aan een duurzame toekomst.
‍

Hoe zag mobiliteit er bij jullie uit vóór de samenwerking met Reisbalans?

Voor de samenwerking met Reisbalans was onze mobiliteit vrij eenvoudig ingericht. We hadden een groep medewerkers met een leaseauto en een groep zonder leaseauto. Medewerkers zonder leaseauto kozen óf voor een reiskostenvergoeding óf voor een OV-abonnement via ons NS-contract; combineren kon niet. Wie een OV-abonnement had, kreeg geen reiskostenvergoeding als hij/zij met eigen vervoer kwam. Er waren wel medewerkers die soms met de auto en soms met het OV reisden; zij ontvingen dan de reiskostenvergoeding en betaalden daaruit incidentele treinritten. We hadden al lang een fietsregeling (nu via de WKR) waarmee medewerkers fiscaal vriendelijk een fiets kunnen aanschaffen tot € 1.750.
De reiskostenvergoeding berekenden we al jaren op basis van daadwerkelijke werkdagen, per rit. SAP - ons personeelsinformatiesysteem, waarin ook het rooster staat - berekent dit automatisch op basis van het rooster, en houdt rekening met ziekte/vakantie. Alleen bij reizen naar een andere locatie/klant moest de medewerker een correctie boeken (dienstreis i.p.v. woon-werk).
‍

Wat was de aanleiding om dit beleid te veranderen?

We wilden ons mobiliteitsbeleid vergroenen. We hebben meerdere groene arbeidsvoorwaarden: medewerkers kunnen bij ons fiscaal vriendelijk zonnepanelen, een warmtepomp of isolatie aanschaffen. In de leaseregeling hebben we alleen nog elektrische auto’s toegestaan. En in het nieuwe mobiliteitsbeleid zitten nu allerlei keuzes, omdat dat mogelijk is met Reisbalans.

Daarnaast hebben we:

• Een tweede leaseregeling voor medewerkers met weinig zakelijke kilometers maar minimaal 20.000 woon-werkkilometers per jaar (eveneens elektrisch)

• Een private-leaseregeling (kostenneutraal voor ENGIE), waarbij wij de leaseprijs netto via de salarisstrook vergoeden en alle laadkosten (privé én zakelijk) vergoeden.

Voor ‘groen’ vervoer (volledig elektrisch, fietsen of lopen) geldt een hogere reiskostenvergoeding dan voor ‘grijs’ vervoer. Medewerkers kunnen ook een lening aanvragen om een volledig elektrische auto aan te schaffen.

‍

Hoe kwam de interne besluitvorming tot stand en hoe hebben jullie medewerkers betrokken?

Binnen HR hebben we gewerkt met een klantpanel (vertegenwoordigers uit verschillende afdelingen/locaties). We hielden eerst een enquête om reisgedrag en wensen te peilen. Met die input werkte de werkgroep voorstellen uit voor de directie, waar het nieuwe beleid uit voortkwam. Uit de enquête bleek o.a. behoefte aan combinaties, zoals bijvoorbeeld fiets + OV, weersafhankelijk.

‍

Waarom kozen jullie voor Reisbalans?

We kenden Reisbalans via een zusterbedrijf (toen: ENGIE Services) dat al jaren met Reisbalans werkte. Toen we meer keuzevrijheid en differentiatie in vergoedingen wilden, zijn we direct met Reisbalans in gesprek gegaan zonder brede marktvergelijking maar op basis van die positieve ervaring.
‍

Hoe verliep de implementatie samen met Reisbalans?

We hebben het projectmatig aangepakt: begin 2024 gestart met de implementatie en op 1 juli 2024 live gegaan. We hebben collega’s gevraagd het systeem goed te testen voordat we life zijn gegaan. De samenwerking met Reisbalans verliep vanaf het begin prettig. Ze dachten actief mee over onze wensen en hielpen met het inrichten van de regelingen binnen het platform. Ook bij de communicatie naar medewerkers hebben ze ons goed ondersteund, met templates en voorbeelden van campagnes.
‍

Welke functionaliteiten gebruiken jullie?

We gebruiken de mobiliteitskaart, de reiskostenmodule (registratie van ritten), de thuiswerkvergoeding en de zakelijke parkeerkosten. In principe zit alles wat met reizen te maken heeft in het systeem. We werken met zes budgetgroepen, zodat de inrichting goed aansluit bij verschillende regelingen. Medewerkers mogen de mobiliteitskaart ook privé gebruiken, op basis van ‘fair use’. We hanteren daarbij vertrouwen: geen manager-goedkeuringen, maar wel periodieke herinneringen om ritten als woon-werk, zakelijk of privé te labelen.
‍

Zijn er aanvullende regelingen, zoals (lease)fietsen?

Ja. Naast de bestaande WKR-fietsregeling hebben we ook een leasefietsregeling toegevoegd. Medewerkers kunnen eens per drie jaar een fiets leasen; ENGIE betaalt de eerste € 50 per maand van de leaseprijs, de rest wordt via het brutoloon verrekend. De regeling is laagdrempelig en financieel aantrekkelijk. Ongeveer 65 medewerkers - zo’n 10% van het totaal - maken er al gebruik van. De leasefiets moet regelmatig voor woon-werk worden gebruikt, maar het hoeft niet voor de volledige afstand: medewerkers combineren de fiets vaak met het OV, bijvoorbeeld van huis naar station. Die flexibiliteit past goed bij hybride werken. Uit de interne enquête bleek dat veel medewerkers juist zulke combinaties wilden kunnen maken, afhankelijk van het weer of de afstand. Ook zien we dat een aantal mensen op langere afstanden een speed pedelec gebruikt.

‍

Wat heeft de samenwerking met Reisbalans betekend voor jullie vergoedingen?

Onze oude staffel (0 vergoeding t/m 10 km; 19/15/9 cent in aflopende staffels) paste niet in Reisbalans. We hebben de grens van 10 kilometer behouden en vergoeden vanaf 11 kilometer nu één vast bedrag van 19 cent. Dat vonden we niet zo’n grote verandering, omdat we in de coronaperiode en met de hoge energieprijzen al tijdelijk 19 cent hanteerden. We wilden het verschil tussen ‘groen’ en ‘grijs’ vervoer groter maken. Daarom hebben we de OR gevraagd of we de vergoeding voor grijs vervoer wat konden verlagen, maar daar is de OR niet mee akkoord gegaan. Uiteindelijk vergoeden we nu 19 cent voor grijs vervoer en 23 cent voor groen vervoer. Dat is het mooie van Reisbalans: de tool kent vergoedingen toe op basis van brandstofsoort. Voor elektrische auto’s vragen we medewerkers hun kenteken toe te voegen, zodat de juiste vergoeding automatisch wordt toegepast. Daarnaast vergoeden we bij woon-werk onder 11 kilometer wél als de medewerker ‘groen’ reist (bijvoorbeeld met de fiets of een elektrische auto), om duurzame keuzes te stimuleren.

‍

Hoe was de eerste ervaring van medewerkers met de app en declaraties?

In het begin waren er wel wat vragen over de werking van de app en de declaraties. Maar nadat we een duidelijke handleiding en een korte interne training hadden gegeven, ging dat eigenlijk heel soepel. De helpdesk van Reisbalans reageerde snel en hielp goed bij de opstartfase. We merkten dat het gebruik van de app ook een bewustwording teweegbracht: medewerkers zagen ineens hoeveel kilometers ze aflegden en wat dat betekende voor hun CO₂-uitstoot.
‍

Wat hebben jullie gedaan om medewerkers mee te krijgen in deze verandering?

Sterke interne communicatie over het waarom en wat het medewerkers oplevert, via nieuwsbrieven, intranet en teamsessies. Er was een testgroep met ambassadeurs per locatie en er werden structureel feedbackrondes georganiseerd, bijvoorbeeld om meer detail toe te voegen in het transactieoverzicht. HR en IT hebben de koppelingen strak neergezet om de salarisverwerking en datastromen te vereenvoudigen.

‍

Welke concrete veranderingen zien jullie sinds de invoering?

De samenwerking met Reisbalans heeft ons op meerdere fronten veel opgeleverd. Allereerst is de tevredenheid zowel binnen HR als onder medewerkers hoog. De tool ontzorgt echt: reizen en declareren verlopen soepel, medewerkers ervaren meer vrijheid en overzicht, en voor ons is de administratie veel eenvoudiger geworden. De koppeling met onze salarisverwerking betekent dat we nu één keer per maand de ritten inlezen en één bruto- en één nettobedrag uitkeren, zonder ingewikkelde uitsplitsingen. Dat scheelt veel handwerk en fouten. Daarnaast zien we duidelijke verschuivingen in gedrag. Waar eerder slechts zo’n 20 medewerkers met een OV-abonnement reisden, maken er nu ongeveer 170 gebruik van de mobiliteitskaart. Dat is natuurlijk gewoon een hele mooie stap. Ook strategisch levert het waarde: de verplichte WPM-registratie voor de overheid én onze eigen rapportage aan het internationale hoofdkantoor in Parijs zijn nu in één systeem geregeld. We kunnen precies zien hoeveel kilometers er met welk vervoermiddel zijn gereisd en wat dat betekent voor de CO₂-uitstoot.

‍

Zijn vooraf opgestelde doelen behaald?

We hadden geen concrete doelen, maar we hebben met het vormen van het beleid wel gekeken naar de besparing op CO₂-uitstoot. Die doelen hebben we zeker gehaald, vooral door de woon-werk-lease en private-leaseregeling. We weten niet precies of mensen nu vaker met het OV of de fiets gaan, maar het beleid draagt duidelijk bij aan minder uitstoot.

‍

Wat was het belangrijkste inzicht dat jullie hebben opgedaan?

Het belangrijkste leerpunt voor ons was dat verandering tijd kost. Niet iedereen stapt direct over op een nieuw systeem, zeker niet als het om iets persoonlijks gaat zoals reiskosten. Maar door goed te blijven communiceren, voorbeelden te laten zien en medewerkers te begeleiden, is de acceptatie uiteindelijk hoog geworden. We merkten daarnaast dat de wettelijke rapportage-eisen echt om goede tooling vragen. Via Reisbalans kunnen we nu eenvoudig zowel de verplichte overheidsregistratie als onze interne groepsrapportages doen.

‍

Welke tip geven jullie andere organisaties?

Kijk goed naar wat je eigen systeem wel en niet kan. Wij konden bijvoorbeeld niet voldoen aan de wettelijke verplichting om kilometers te registreren. Dat gaat nu heel eenvoudig met deze tool. Ik zou andere organisaties zeker aanraden om naar een dergelijk systeem te kijken.

‍